Informations légales

POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ

CYCLOP TECHNOLOGIES OÜ

Chez CYCLOP TECHNOLOGIES OÜ, le respect de votre vie privée et la protection de vos données personnelles sont notre priorité.

La présente politique de confidentialité (la « Politique de Confidentialité ») vise à vous informer sur les modalités de traitement de vos données personnelles dans le cadre de l’utilisation de la plateforme www.cyclop-tech.com (la « Plateforme »), conformément au Règlement (UE) 2016/679 du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données (le « RGPD ») et la loi estonienne sur la protection des données personnelles (isikuandmete kaitse seadus) dans sa dernière version en vigueur (ensemble la « Règlementation Applicable »).

1. Qui est le responsable de traitement ?

Lors de votre navigation et/ou votre inscription sur notre Site ou d’une manière plus générale dans le cadre de la gestion de nos relations contractuelles avec vous, le responsable de traitement est la société CYCLOP TECHNOLOGIES OÜ, société à responsabilité limitée de droit estonien (osaühing) immatriculée au registre du commerce estonien (Äriregister) sous le n° 17628116 et dont le siège social est situé au Sepapaja tn 6, 15551 Tallinn, Estonie (« Nous », « Nos », « Notre »).

2. Quelles données collectons-nous ?

Une donnée personnelle est une donnée qui permet d’identifier un individu directement ou par recoupement avec d’autres données.

Nous collectons des données personnelles qui relèvent des catégories suivantes :

Des données d’identification (nom, prénom, adresse email et postale, numéro de téléphone) ;

Des données relatives à vos commandes ;

Des données de connexion (logs de connexion, mots de passe chiffrés) ;

Des données de navigation (adresse IP, pages consultées, date et heure de connexion, navigateur utilisé, système d’exploitation) ;

Des données sur vos machines (éditions payantes : un identifiant de machine, le nom de la machine, un résumé du matériel et un état périodique du processeur, de la mémoire et du disque ; édition gratuite Community : seulement la version installée, sans aucun identifiant de machine ni de compte) ;

Des données fiscales (clients professionnels : raison sociale, numéro de TVA, pays, et le résultat de la vérification du numéro de TVA dans le système VIES de la Commission européenne) ;

Des données économiques et financières (coordonnées de facturation et historique des paiements, coordonnées bancaires en cas de virement ; les données de votre carte bancaire sont saisies et conservées uniquement chez notre prestataire de paiement Stripe, jamais sur nos serveurs) ;

Toute information que vous souhaitez nous transmettre dans le cadre de votre demande de contact.

Les données obligatoires sont indiquées lorsque vous nous fournissez vos données. Elles sont signalées par tous moyens.

3. Précisions sur le traitement de vos données personnelles

Finalités	Bases légales	Durées de conservation
Fournir nos services disponibles sur notre Plateforme via votre compte	Exécution du contrat que vous ou votre société avez souscrit avec Nous (i.e. : nos Conditions Générales)	Lorsque vous vous êtes créé un compte : vos données sont conservées pour toute la durée de votre compte. Vos logs de connexion sont conservés pendant 6 mois. En cas de compte inactif pendant 2 ans, vos données personnelles seront supprimées en l’absence de réponse de votre part à notre email de réactivation. Un compte dont l’adresse e-mail n’a jamais été confirmée est supprimé 30 jours après sa création, sauf si un achat y est rattaché. En outre, vos données peuvent être archivées à des fins probatoires pendant une durée de 5 ans.
Effectuer les opérations relatives à la gestion de nos clients concernant les commandes, et s’assurer du suivi de la relation contractuelle avec nos clients	Exécution du contrat que vous ou votre société avez souscrit avec Nous (i.e. : nos Conditions Générales)	Les données personnelles sont conservées pendant toute la durée de la relation contractuelle. En outre, vos données (à l’exception de vos coordonnées bancaires) sont archivées à des fins probatoires pendant une durée de 5 ans. Concernant les données relatives à votre carte bancaire, elles sont conservées par notre prestataire de service de paiement pendant la durée totale de votre abonnement. Les données relatives au cryptogramme visuel ou CVV2, inscrit sur votre carte bancaire, ne sont pas stockées.
Analyser votre utilisation des services, comprendre vos attentes et améliorer les fonctionnalités proposées (notamment en analysant les échanges ou en élaborant des statistiques de navigation et d’audience de la Plateforme)	Notre intérêt légitime à améliorer nos services	Les données personnelles sont conservées pendant 25 mois. La mesure d'audience utilise Matomo, hébergé sur nos propres serveurs dans l'Union européenne, sans cookie. Vos données, une fois anonymisées, ne sont plus considérées comme des données personnelles car aucune réidentification n’est possible. Elles sont conservées autant de temps que nécessaire.
Gérer vos contributions et avis sur nos produits et services	Notre intérêt légitime à recueillir votre avis sur nos produits et services	2 ans à compter de la publication de l’avis
Répondre à vos demandes d’information, de contact et/ou de démonstration	L’exécution de mesures précontractuelles prises à votre demande	Les données sont conservées pendant un délai de 3 ans à compter de votre dernier contact.
Adresser des newsletters, sollicitations et messages promotionnels par email	Pour les clients consommateurs/non-professionnels : notre intérêt légitime à fidéliser et informer nos clients de nos dernières actualités Pour les prospects consommateurs/non-professionnels : votre consentement Si vous êtes professionnel, notre intérêt légitime à fidéliser et informer nos clients et prospects de nos dernières actualités	Les données sont conservées pendant 3 ans à compter de votre dernier contact avec nous ou jusqu’au retrait de votre consentement.
Conserver les informations et documents administratifs liés à notre activité	Nous conformer à nos obligations légales et règlementaires	Les factures et pièces comptables sont conservées 7 ans à compter de la fin de l'exercice (loi estonienne sur la comptabilité, § 12). Les données relatives à vos transactions (à l'exception des données bancaires) sont conservées 7 ans à compter de la fin de l'exercice. Les données relatives à votre contrat et les éléments relatifs à la signature du contrat sont conservés pendant 5 ans.
Vérifier le numéro de TVA des clients professionnels et appliquer le bon régime de TVA	Respecter nos obligations légales et fiscales	Les données sont conservées 7 ans à compter de la fin de l'exercice (loi estonienne sur la comptabilité, § 12).
Conserver la preuve de votre acceptation de nos conditions lors de l'achat (date, version des conditions, cases cochées, phrase exacte de la demande de démarrage immédiat, adresse IP et navigateur) et de toute demande de rétractation	Respecter nos obligations légales et notre intérêt légitime à constater, exercer ou défendre des droits en justice	Les données sont conservées 5 ans après la fin du contrat.
Répondre à vos demandes d'assistance et à vos messages sur notre forum et notre serveur Discord	Exécution du contrat ; pour les messages du forum et de Discord, notre intérêt légitime à répondre à la communauté	Les demandes d'assistance sont conservées 3 ans après leur clôture ; les images jointes sont supprimées 7 jours après la clôture. Les messages du forum sont conservés pendant la durée de vie de votre compte.
Compter, jour par jour et sans identifier les machines, combien d'installations de l'édition gratuite Community sont actives et avec quelle version	Notre intérêt légitime à savoir combien de machines utilisent le système et quelles mises à jour maintenir	Seul un total anonyme par jour et par version est enregistré : il ne permet de retrouver ni une machine ni une personne.
Activer et vérifier la licence d'une édition payante sur vos machines, et afficher vos machines dans votre compte	Exécution du contrat	Les données sont conservées tant que la licence est active, puis 12 mois après sa fin.
Répondre aux demandes d’exercice de droits par les personnes concernées	Nous conformer à nos obligations légales et réglementaires	Si nous vous demandons un justificatif d’identité : nous le conservons seulement pendant le temps nécessaire à la vérification d’identité. Une fois la vérification effectuée, le justificatif est supprimé.

4. Qui sont les destinataires de vos données ?

Auront accès à vos données à caractère personnel :

(i) Le personnel de notre société ;

(ii) Nos sous-traitants : Hetzner Online GmbH et Contabo GmbH (hébergement, Allemagne) ; Stripe Payments Europe Ltd et Stripe, Inc. (paiement, Irlande et États-Unis) ; Xolo OÜ (comptabilité et facturation, Estonie) ;

(iii) À toute autorité légalement habilitée à en connaître, en particulier les autorités judiciaires, policières ou administratives, si elles en font la demande.

5. Vos données sont-elles susceptibles d’être transférées hors de l’Union européenne ?

Vos données sont conservées et stockées pendant toute la durée des traitements sur les serveurs des sociétés Hetzner et Contabo, situés dans l’Union européenne.

Vos données sont hébergées dans l’Union européenne. Un seul de nos sous-traitants, Stripe, a une société établie aux États-Unis ; ce transfert repose sur l’un des mécanismes du chapitre V du RGPD :

Stripe, Inc. (paiement) : certifié au cadre de protection des données UE-États-Unis (Data Privacy Framework, décision d’adéquation (UE) 2023/1795 du 10 juillet 2023), et clauses contractuelles types de la Commission (décision (UE) 2021/914) incluses dans son accord de traitement des données ;

Google LLC (traduction automatique de textes de l’équipe, sans données personnelles de nos clients) : Data Privacy Framework et clauses contractuelles types. Google n’est pas notre sous-traitant pour vos données, puisqu’il n’en reçoit pas ;

Discord, lorsque vous rejoignez notre serveur, agit comme responsable de traitement indépendant selon sa propre politique.

Vous pouvez obtenir la copie des outils permettant les transferts de vos données hors Union européenne en nous contactant aux coordonnées indiquées à l’article « Quels sont vos droits sur vos données ? » ci-après.

6. Quels sont vos droits sur vos données ?

Vous disposez des droits suivants s’agissant de vos données personnelles :

Droit à l’information : c’est justement la raison pour laquelle nous avons rédigé la présente Politique de Confidentialité. Ce droit est prévu par les articles 13 et 14 du RGPD.

Droit d’accès : vous avez le droit d’accéder à tout moment à l’ensemble de vos données personnelles, en vertu de l’article 15 du RGPD.

Droit de rectification : vous avez le droit de rectifier à tout moment vos données personnelles inexactes, incomplètes ou obsolètes conformément à l’article 16 du RGPD.

Droit à la limitation : vous avez le droit d’obtenir la limitation du traitement de vos données personnelles dans certains cas définis à l’article 18 du RGPD.

Droit à l’effacement : vous avez le droit d’exiger que vos données personnelles soient effacées, et d’en interdire toute collecte future pour les motifs énoncés à l’article 17 du RGPD.

Droit de définir des directives relatives à la conservation, à l’effacement et à la communication de vos données personnelles après votre mort.

Droit de retirer votre consentement à tout moment : pour les finalités fondées sur le consentement, l’article 7 du RGPD indique que vous pouvez retirer votre consentement à tout moment. Ce retrait ne remettra pas en cause la légalité du traitement effectué avant le retrait.

Droit à la portabilité : selon certaines conditions précisées à l’article 20 du RGPD, vous avez le droit de recevoir les données personnelles que vous nous avez fournies dans un format standard lisible par machine et d’exiger leur transfert au destinataire de votre choix.

Droit d’opposition : en vertu de l’article 21 du RGPD, vous avez le droit de vous opposer au traitement de vos données personnelles. Notez toutefois que nous pourrons maintenir leur traitement malgré cette opposition, pour des motifs légitimes ou la défense de droits en justice.

Vous pouvez exercer ces droits en nous écrivant à l’adresse suivante : contact@cyclop-tech.com.

Nous pourrons vous demander à cette occasion de nous fournir des informations complémentaires en cas de doute raisonnable voire tout document susceptible de justifier votre identité si le doute persiste.

Pour toute question ou requête qui serait restée infructueuse, vous êtes en droit d’introduire une réclamation auprès de l’autorité de contrôle compétente en Estonie, l'Inspection estonienne de la protection des données (Andmekaitse Inspektsioon - AKI), située Tatari 39 10134 Tallinn, Estonie, https://www.aki.ee/, ou auprès de l’autorité de contrôle de votre pays de résidence habituelle ou lieu de travail.

7. Enfants

Nos services ne s'adressent pas aux enfants de moins de 13 ans. En Estonie, 13 ans est l'âge à partir duquel un enfant peut consentir seul au traitement de ses données pour un service en ligne (loi sur la protection des données personnelles, article 8, en application de l'article 8 du RGPD). En dessous de 13 ans, un compte ne peut être ouvert, ou utilisé, qu'avec l'accord d'un parent ou d'un représentant légal.

Si nous apprenons que nous détenons les données d'un enfant de moins de 13 ans sans cet accord, nous les supprimons. Un parent ou un tuteur peut nous le demander à legal@cyclop-tech.com.

8. Modifications

Nous pouvons modifier à tout moment la présente Politique de Confidentialité, afin notamment de nous conformer à toutes évolutions réglementaires, jurisprudentielles, éditoriales ou techniques. Ces modifications s’appliqueront à la date d’entrée en vigueur de la version modifiée. Vous êtes donc invité à consulter régulièrement la dernière version de cette politique. Néanmoins, nous vous tiendrons informé(e) de toute modification significative de la présente politique de confidentialité.

Entrée en vigueur : 20 octobre 2026